项目管理是许多行业的基本要求，大型项目需要由项目经理、职能部门领导和相关专家组成团队，按预算、按要求准时交付项目。在制造业中，许多项目是通过六西格玛、持续改进、5S和其他持续改进计划启动的。但是，由于人们认为项目管理可能给运营带来较高的管理费用和行政负担，因此许多合约制造公司不愿雇佣项目经理或在整个公司内采用项目管理方法。
本专栏文章将推荐在合约制造环境中进行项目管理的方法。项目管理不必太复杂，成本也不必太高。相反，项目管理可以帮助营造提高运营效率、增强客户参与度和员工自我管理的文化，并实现以数据为依据的决策制定。
制造中的运营挑战
项目管理可以解决制造公司面临的运营挑战，最近的调查确定了运营中存在以下14个挑战：
1.改善内部生产流程
2.加强客户关系
3.寻找具有技能和才干的人
4.提高劳动生产率
5.增强需求响应能力
6.最大化产能和资产利用率
7.满足客户对产品定制的需求
8.实现年度成本削减
9.提高产品和服务质量
10.响应客户对报价和建议的要求
11.提高劳动弹性
12.加强供应链合作
13.优化供应链绩效
14.加快新产品发布和上市
每个制造公司都会存在这些挑战。项目管理可提供改善方法以成功实现这些挑战提出的目标。
项目管理学会
在过去的三十年中，项目管理已经发展成为许多公司都接纳的基本功能。项目管理协会（Project Management Institute）是一家全球性非盈利项目管理专业组织。该组织可提供有关项目管理的大量信息，此外有许多书籍、协会和咨询机构提供有关项目管理的专业知识。
项目管理基础
项目管理是在项目活动中应用知识、技能、工具和技术方法，对项目进行有效地管理，以满足项目要求。项目管理分为以下5个阶段：
1.发起
2.规划
3.执行
4.监控
5.收尾
项目管理将监控所有这些阶段，通过与完成项目公司的持续建立适当的连接，对项目进行更好的管理控制。这些阶段统称为项目生命周期。然后，每个项目计划分为6个基本部分（可在这些基本部分中添加其他部分，具体取决于项目的结构）：
1.范围
2.时间表
3.资源和预算
4.质量
5.客户满意度
6.风险及控制
这些基本部分互相联系，相互影响，一个基本部分的变化至少会引起另一个基本部分发生变化。还需要执行以下操作以建立强大的项目管理结构：
- 界定适合公司的项目管理流程
- 指派项目管理负责人，将负责培训实施项目管理流程中所需的工程师、经理和有贡献的个人；可以由公司中任何受过培训的人员担任负责人，要注意大型项目确实需要全职项目经理才能成功完成
- 界定管理人员可用来成功领导和管理项目的项目管理工具
- 将项目管理纳入质量管理系统（QMS）中
使事情简单化
合约制造商（CM）生存于快节奏的环境中，简单的流程对于有效执行生产运营是必需的。实际项目管理的核心是能够使事情简单化，不陷入冗长而笨拙的流程；但这并不意味着偷工减料。良好的项目管理方法仍然是必要的；只是要保持简洁必要。简洁必要以及正确的基础知识将有助于成功交付项目。以下为公司实施实用的项目管理结构时需要考虑的5个准则。
1.收集要求
准备一个模板，以帮助你界定项目要求从而界定项目范围，该模板称为“项目章程”，指定的项目经理将使用这个文档来计划、执行项目，并将项目交付给利益相关者。
2.沟通
团队中的每个人对项目的理解程度是否足以发表演讲？如果答案是否定的，则需要为该项目创建一页执行摘要，包含所有基本信息，执行摘要的内容可能包含：
- 项目名称：给它起一个生动形象的名称
- 开始和结束日期：每个人都需要一个目标
- 项目负责人：合适的人选
- 目标：清晰明了
- 商业潜力：各个层面的协议
- 想法摘要：概述
- 主要问题：有哪些阻碍？
- 时间轴：主要里程碑和时间节点
- 资源和材料：每个人都需要预先了解
- 预算：你需要什么，谁有签署权？
- 评估：项目和成果的衡量
- 改进思路：为你的下一个项目做好准备
在开始项目之前，将此摘要分发给所有相关人员。
3.监控
现在项目已启动，必须制定项目计划。沟通项目进度并管理资源，以下为保证实现目标的要点：
- 坚持计划，定期检查，然后进行调整
- 定期更新，不要让项目有差错
- 让每个人都负起自己的责任
- 不管发生什么事，都要完成工作
- 信任但要验证
- 保持终端用户的参与
- 交付
- 创建新计划；项目团队成员必须要执行该计划
4.确保收益可持续
为了确保收益是可持续的，要执行以下步骤：
- 获得跨职能部门的支持
- 使高层管理人员消除项目实施的障碍
- 对项目引入的新变化进行培训、培训和再培训
- 让质量管理系统（QMS）人员确保程序适当更新，并在公司的质量体系结构中保存记录
5.防止官僚主义
注意这些常见的项目管理陷阱，这些陷阱可能会拖延项目并带来官僚作风，不要做以下事情：
- 创建一个永远不会执行的50页计划；一个现在就可执行的好计划，比下周才能完成的完美计划要好得多
- 错误地归档项目资产，届时要浪费时间寻找资产
- 让人们参与到他们很少或根本不了解的领域；他们的参与浪费了时间和成本，因此要皆尽一切可能避免这样做
- 建立使项目变慢的瓶颈，相反，要解决瓶颈问题
要点
在项目交付的前期、中期和后期，需要记住以下要点：
- 创建适当的环境，以便人们可以对所负责的项目部分有自主权
- 为项目计划制定基准，以便随着时间的推移可以随时看到项目进展
- 持续监控项目进展，评估项目进度
- 为项目计划增加一些预留时间，因为完成某些事情所需时间比想像的更长
- 创建简单易懂的项目文档
- 使用独立人员进行测试
- 交货后与客户核实，确保一切正常
- 寻找改善机会
- 检查预期收益的交付是否按计划进行
- 对从项目中学到的经验教训存档
- 快速淘汰失败的项目
- 小的进步也很重要
- 庆祝项目在预算内按时完成
过程的重要性
启动项目管理以解决公司的问题后，需确保持续对员工进行项目管理优势的培训。成功完成一个项目对企业来说是一个胜利，但是成功的项目管理过程是一种文化变革，它将使公司发展上升至新的水平并可提高盈利能力。
Reference
- “The Future of Manufacturing: 2020 and Beyond,” IndustryWeek.
Alfred Macha担任AMT Partners公司总裁。可通过alfred@amt-partners.com与Macha联系。如需阅读往期专栏，可单击此处。
